K E Y

elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, kayıtlarının tutulmasını, inceleme için istenildiğinde ilgililere verilmesini, muhafazasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklanması ve imhasına dair işlemlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlayacak usul ve esasları tespit etmektir.

Madde 3- Bu Yönetmelik 28.09.1988 tarih ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 6 ncı maddesi gereğince 16.5.1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesi ile 3984 sayılı Radyo ve Televizyonların Kuruluş ve Yayınları Hakkında Kanun’un 8 inci ve 40 ıncı maddelerine göre hazırlanmıştır.

a) Üst Kurul: Radyo ve Televizyon Üst Kurulu Merkez Teşkilatı ve Bölge Müdürlüklerini,

b) Kanun: 3984 sayılı Radyo ve Televizyonların Kuruluş ve Yayınları Hakkında Kanun’u,

c) Arşiv Malzemesi: Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Üst Kurul işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken Türk Milletinin geleceğine, tarihî, hukukî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, müzikal, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özellikleri belirten her türlü yazılı ve basılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, audio ve video band, compact disc ve benzeri belge ve malzemeyi,

d) Arşivlik Malzeme: Arşiv malzemesi tanımında sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Teşkilâtın gerçek veya tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili veya çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, vekâletnâmeler, teknik plân ve projeler, yayın izni ve yayın lisansları, tapu gibi belgeleri,

e) Arşiv: Üst Kurulun faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin saklandığı ve korunduğu yerleri,

f) Birim Arşivi: Üst Kurul birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivi (bölge müdürlüklerinde bulunan arşivlerde birim arşivi sayılır.),

g) Kurum Arşivi: Üst Kurul çalışmaları sonucunda oluşan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun süre saklandığı arşivi

Madde 5- Üst Kurulun arşiv hizmet ve faaliyetleri İdari Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür.

Madde 6- Üst Kurulun arşiv hizmet ve faaliyetlerin yürütülmesi, kurum ve birim arşivlerinin kaynak yönünden beslenmesi, geliştirilmesi, modern arşiv sistemlerinin takip edilmesi, ülkemizde gelişen iletişim imkanlarıyla, ses, görüntü, yazılı, basılı belge vb. derlenmesi ve arşiv bünyesine kazandırılması için gerekli personel, üniversitelerin kütüphanecilik, dokümantasyon veya arşivcilik bölümlerinden mezun olanlar ile en az 4 yıllık üniversite eğitimi almış, arşiv hizmetleri konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan oluşur.

Arşiv Malzemesi İle Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Madde 7- Üst Kurul elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Teşkilât, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde malzemenin cinsine göre, nem oranının ayarlanmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

h) Uzun süre kullanılmadan saklanan ses ve görüntü malzemesinin, azamî iki yılda bir (kafalara değdirilmeksizin) cihazlardan hızla geçirilerek havalandırılmasından,

Madde 8- Üst Kurul, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için birimlerde “Birim Arşivi”, daha uzun süre saklayacağı arşiv ve arşivlik malzeme için “Kurum Arşivi” kurar.

Madde 9- Üst Kurulun elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise, Kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Madde 10- Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Üst Kurulca kararlaştırılır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin, gizliliğinin kaldırılması Üst Kurulun görüşü alındıktan sonra Başbakanlıkça kararlaştırılır.

Madde 11- Kurum arşivinin yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep veya suretle arşivden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Madde 12- Üst Kurulun elindeki araştırmaya açık arşiv ve arşivlik malzemeden, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları 18.9.1989 tarihli ve 20286 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 23.6.1989 tarihli ve 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararına göre belirlenir.

Arşiv ve arşivlik malzemelerin (ses ve görüntü) kopyaları Üst Kurulca belirlenecek usul ve esaslara göre satılabilir.

Madde 13- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekenler şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerce işin ve malzemelerin özelliklerine göre;

e) Aidiyet içerisindeki tarihi (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle düzenlenir. Arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca verilen hizmet itibariyle özellik arz eden arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi vb. şeklinde hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairece, gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Madde 14- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Video bantlar başta olmak üzere öteki görüntü ve ses malzemesinin künyesini oluşturan bilgilerin eksik olup olmadığına,

b) Ses ve görüntü malzemesinin gerekli şartlarda saklanıp saklanmadığına,

c) Ses ve görüntü malzemesinin teknik özelliklerini koruyup korumadığına, süresinin ölçülüp ölçülmediğine,

d) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

e) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defterleri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

f) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

g) Klasörler veya dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, yılının yazılıp yazılmadığına,

h) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

i) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının ve yılının yazılıp yazılmadığına,

j) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının ciltlenip ciltlenmediğine,

Uygunluk kontrolü ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Madde 15- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşiviyle ilgili birimler arasında mutabakat sağlanır.

Ancak haber ve programla ilgili her türlü arşivlik malzeme, uygunluk kontrolü yapıldıktan sonra bekletilmeksizin birim arşivine teslim edilir. Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi münhasıran birim amirlerine aittir. Teslim işlemleri ise malzemenin türüne göre belirlenecek esaslar içinde birim arşivleri personeli tarafından yerine getirilir.

Madde 16- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Resmi Gazete, kitap broşür ve benzeri malzemeler ilgili birimlerinde veya dokümantasyon/kütüphanede muhafaza edilir. Bekleme süresini müteakip aynı düzende kurum arşivine teslim edilir.

Madde 17- Birim arşivleri aşağıda belirtilen hizmet gruplarına göre görüntü bölümü ve ses bölümü esas alınarak tasnife tabî tutulurlar.

Birim arşivine giren ses ve görüntü malzemesi tekrar erişilebilirliğini sağlamak maksadıyla indekslenir ve konu başlıklarıyla tanımlanır.

Madde 18- Birimler gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla birim arşivinden dosya alabilir.

Madde 19- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.

Bölge müdürlüklerinde ayıklama-imha işlemleri 23. madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Madde 20- Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme “Kurum Arşivine Devredilecek Olanlar” şeklinde ayrılır.

Madde 21- Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme kağıt defteri ve föyleri ile Kurum arşivine devredilir.

Madde 22- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 14 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Madde 23- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin altı ve yedinci bölümü hükümlerine göre yapılır.

kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tâbi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Madde 24- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Radyo ve Televizyon Üst Kurulu Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Madde 25- Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslı düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi, Üst Kurulun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilât şemasına göre, merkez teşkilâtında, kurum-birim-alt birim; bölge müdürlüklerinde ise kurum-birim ve ilgili teşkilâtın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Bölge müdürlüklerini, merkezdeki alt birimden ayırt etmek için, il kodu, söz konusu teşkilât kodunun önüne yazılır.

- Hizmet türü kodu : Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları aynen kullanılacaktır.

1) Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

2) Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

3) Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:

1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2) Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

3) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahminî tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu, Üst Kurulun şube müdürlüklerine kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası”, (Ek:1), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klâsör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlama da, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:2) konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya klâsörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numaralar almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek: 4) veya klâsörlere konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve maden raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru birbirini takip eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Madde 26- Üst Kurul elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Madde 27- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Madde 28- Kurum arşivinden yararlanmada, 11,12 ve 18 inci maddeleri hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 29- Kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme “Genel Müdürlüğe Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu”, Ek: 5, varsa kayıt defterleri ile devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üst Kurul elinde kalacağı, Üst Kurul’un görüşü alındıktan sonra anılan Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Üst Kurulun kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, 7 nci madde hükümlerine tâbidir.

Madde 30- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilât kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),

ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak sıra numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

Madde 31- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), 32 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamazlar.

b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adı ve taahhütlü zarf vb.) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

h) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

ı) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

i) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

j) Üst kurul haricinden bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

n) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

r) Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav yazılı kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

s) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış veya hıfzedilmiş başvurular ve yazılar,

ş) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

v) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,

y) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına Üst Kurul bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir.

Madde 33- Üst Kurul elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurulacak ayıklama ve imha komisyonunca yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

Madde 34– Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Kurul bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.

Bölge Müdürlükleri arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Madde 35- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, 39 uncu madde hükümleri saklıdır.

Madde 36- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

Madde 37- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

Madde 38- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 32. maddede de sayılan malzemeler gerektiğinde bir örnek alınmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutulabilirler.

İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

Madde 39- Hazırlanan imha listeleri, merkezde Üst Kurul Başkanı, bölge müdürlüklerinde Bölge Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır.

a) Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA’ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinelerle okunmayacak şekilde kıyılması şarttır.

b) SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, Üst Kurul mevzuatına göre, sorumluluk taraflarına ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

Madde 41- İmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.

Madde 42- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Madde 43- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.

Madde 44- Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilmesi durumunda, Üst Kurul, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden görüş isteyebilir.

Madde 45- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri uygulanır.

1-Kurum kodunun yazılacağı bölüm Radyo ve Televizyon Üst Kurulu

2-Birim kodunun yazılacağı bölüm Hizmet Birimleri ve Daire Başkanlığı

3-Alt birim kodunun yazılacağı bölüm Şube müdürlükleri.

4-Hizmet türü kodunun yazılacağı bölüm (Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları aynen kodlanacaktır.)

5-Kutu sıra numarasının kaydedileceği bölüm

6-Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm

7-Evrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm

Ek:2

DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU

EK:3

Etiket (kutu veya klâsörün sırt kısmına)

1- Kurum kodu

2- Birim kodu

3- Alt birim kodu

4- Hizmet türü kodu

5- Kutu veya klâsör sıra numarası

6- Dosya sıra numarası

7- İşlem yılı

8- Evrakların müteselsil sıra numarası

(...................... - .................... şeklinde)

9- Yıl grupları

Ek: 4

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde arşiv malzemesini en iyi şartlarda korumak maksadı ile asit derecesi düşük, dayanaklı, mikro-organimaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen prespan malzemeden özel olarak Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü’ne imâl ettirilen ve yukarıda örneği görülen Arşiv Kutusu kullanılmaktadır.

DMO stok numarası: 173413

Ek: 5

RADYO VE TELEVİZYON ÜST KURULU

ARŞİV MALZEMESİ DEVİR-TESLİM ve ENVANTER FORMU

Birimi: Dönemi:

G E R E K Ç E

3984 sayılı Kanunun 40 ncı maddesinde Üst Kurulun ve teşkilatının çalışma esas ve usullerinin Üst Kurul tarafından hazırlanacak Yönetmelik ile düzenleneceği hükmü yer almaktadır.

“Radyo ve Televizyon Üst Kurulu Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in amacı, Radyo ve Televizyon Üst Kurulunun elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, kayıtlarının tutulmasını, inceleme için istenildiğinde ilgililere verilmesini, muhafazasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklanması ve imhasına dair işlemlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlayacak usul ve esasları tespit etmektir.

Kaynak : www.rtuk.org.tr